Кредитал Плюс

Электронные трудовые книжки: разъяснения, формы и образцы

Тема, которая волнует кадровых специалистов уже не один месяц. Разобраться во всех изменениях поможет система КонсультантПлюс

Как применять электронные трудовые книжки

Пошаговый план действий найдете в обзоре "Электронные трудовые книжки: инструкция по применению" и в типовой ситуации "Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году".

В обзоре рассказано:
как взаимодействовать с ПФР (какие сведения и когда передавать, как сообщать информацию);
как взаимодействовать с работниками (если выбрал электронную книжку, выбрал бумажную книжку или промолчал);
какая ответственность будет за неподачу сведений в ПФР.

Обратите внимание, не позднее 30 июня 2020 г. нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат. Пример уведомления сотрудников о переходе на электронную трудовую найдете в Типовой ситуации "Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году" (есть материал и для коммерческих, и для бюджетных организаций). Здесь же есть пример заявления о переходе на электронную трудовую книжку, пример записи в трудовой, если работник дал согласие на переход.

Подробную информацию по электронным трудовым книжкам и действиям кадровых специалистов найдете также в "Путеводителе по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)".

Как проинформировать сотрудников

Вопросы по переходу на электронные трудовые книжки возникают и у работников. Памятку с популярными вопросами и ответами на них найдете в обзоре "Электронная трудовая книжка: отвечаем на вопросы работников".

Памятка дает ответы на такие вопросы:
зачем мне электронная книжка;
можно ли ничего не менять;
сейчас боюсь отказываться от бумажной книжки, потом можно передумать;
если я перейду на электронную трудовую, чем я смогу подтвердить стаж на новой работе, и др.

Можно распечатать эту памятку и дать работникам вместе с уведомлением о выборе формата книжки.

Как заполнять новые формы

В связи с переходом на электронные трудовые книжки разработаны новые формы: СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников в ПФР) и СТД-Р (справка работнику о его трудовой деятельности). Эти формы и образцы их заполнения вы найдете в системе КонсультантПлюс. Разобраться в особенностях заполнения и представления новых форм поможет обзор "Как заполнять документы, связанные с электронными трудовыми книжками".

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица)

Форма применяется с 1 января 2020 г. Срок сдачи в ПФР - не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности.

Если численность работников в организации более 25, то форма представляется в электронном виде  (если меньше, то можно в бумажном).

О заполнении формы при увольнении, при приеме на работу, при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки читайте в Типовой ситуации "СЗВ-ТД: примеры заполнения и сроки сдачи" (есть материал и для коммерческих, и для бюджетных организаций).

СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем)

Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности: в период работы (не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником); при увольнении (в день прекращения трудового договора).

Сведения предоставляются за период работы у данного работодателя. Если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде, то указанные сведения работодатель предоставлять не обязан (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Подробнее - в "Путеводителе по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)". В КонсультантПлюс также найдете образец заполнения формы.

Что будет за нарушение

За неподачу в срок, подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф (ст. 5.27 КоАП). Он составляет:
для должностных лиц - от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
для организации - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Если нарушение повторится в течение года, штраф будет больше. Должностное лицо могут дисквалифицировать.

В проекте нового КоАП наказание предлагают смягчить. Отвечать придется за нарушение срока или неоднократное представление неполных (либо недостоверных) сведений. Должностному лицу может грозить штраф от 300 до 500 руб., организации - от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Штраф могут заменить предупреждением. А если подать уточненные сведения в течение 10 рабочих дней после обнаружения недочетов, то наказания не будет совсем.